FAQ Bewerbungsverfahren LEADER-Regionen

Um in der Bewerbungsphase um Anerkennung als LEADER-Region ab 2023 einen möglichst guten und umfänglichen Austausch – zu allen Aspekten, die im Laufe der Bewerbungsphase relevant sein werden – zu pflegen, haben wir diese Seite für Sie eingerichtet. Hier finden Sie Ihre eingereichten Fragen zum Bewerbungsprozess bzw. zur zu entwickelnden Strategie in Form einer FAQ-Liste beantwortet.

Die Liste ist nach Themen sortiert und wird ständig aktualisiert. Sollten Sie Fragen haben, die auf der bestehenden Liste noch nicht vorhanden sind, bitten wir Sie, diese – bitte so präzise und knapp wie möglich – an die eigens hierfür eingerichtete E-Mail-Adresse faq-les@wibank.de zu richten.

Vergabe/Förderung LES

Ja, die LAGen sind in diesem Fall öffentliche Auftraggeber. Die Ausgaben der LAG werden grundsätzlich auch als öffentliche Ausgaben gewertet. Grundsätzlich haben LAG damit die gleichen Anforderungen einzuhalten, wie öffentliche Antragsteller.

Frage (Langfassung): Müssen LAGen bei weniger als 50.000 € voraussichtlichen Nettokosten für eine Plausibilisierung der Kosten zunächst Kostenschätzungen von 2 (?) Büros einholen, die dann als Grundlage für den Antrag dienen und erst nach Bewilligung des Antrags mit 5 Angeboten unterlegt werden?

Nein, es müssen keine zwei Kostenschätzungen, die der Plausibilisierung zur Angemessenheit der Kosten vor Bewilligung dienen, vorgelegt werden. Hier gilt Teil III Punkt 4 der Richtlinie. Die Kosten müssen immer von der Bewilligungsstelle vor Bewilligung plausibilisiert werden. Hierfür gibt es mehrere Optionen: Die Angemessenheit der Kosten kann z.B. erfolgen durch

  • eine Kostenschätzung durch einen Achitekten oder Bauingenieur (z.B. nach DIN 276) bzw. sind im Falle der LES auch Kostenschätzungen durch ein Planungsbüro möglich,
  • Vergleichsangebote,
  • Internetrecherche,
  • Referenzpreis-Übersichten.

Frage (Langfassung): Ist es möglich, bereits für die Antragstellung 3 (oder 5?) Planungsbüros um Angebote zu bitten und diese zur Plausibilisierung der Kosten dem Antrag beizufügen?

Ja, das ist möglich, denn auch bei Nettokosten unter 50.000 Euro müssen bei der freihändigen Vergabe fünf Anbieter aufgefordert werden ein Angebot abzugeben. Das Ergebnis kann Grundlage für die Bewilligung sein. Natürlich darf die Auftragserteilung zwingend erst nach Bewilligung erfolgen.
Die Vorgehensweise, schrittweise Angebote einzuholen, ist unseres Erachtens nicht zu empfehlen, denn es müssen ohnehin fünf Anbieter mit der gleichen Leistungsbeschreibung aufgefordert werden.

Bedenken Sie, dass ein Interessensbekundungsverfahren notwendig wird, sobald der monetäre Grenzwert von 50.000 € überschritten wird. Demnach kann auch bereits unter 50.000 € die Option des IBV gewählt werden. Dies stellt keinen Vorhabenbeginn dar und kann vor Bewilligung durchgeführt werden. Außerdem kann das Ergebnis auch der Plausibilisierung zur Angemessenheit der Kosten dienen und erspart die Kostenschätzung.

Frage (Langfassung): Dürfen die Regionen schon vor der Bewilligung (15.10.) und darauffolgenden Auftragsvergabe an ein Büro damit beginnen, die öffentliche Auftaktveranstaltung zu planen und zu bewerben? Über eine solche Veranstaltung sollen schließlich möglichst viele Personen und Akteure aus der Region erreicht werden. Um das zu gewährleisten und nach der Veranstaltung noch ausreichend Zeit für die Fachforen zu haben, wäre es gut, die Auftaktveranstaltung schon frühzeitig, also vor dem 15.10. in der Region ankündigen und Akteure zumindest mit einem Save-The-Date einladen zu können.

Die Ankündigung einer Auftaktveranstaltung im Format „Save the date“ ist vor Bewilligung des Zuwendungsbescheides zur Förderung der LES-Erstellung möglich. Wenn die Planung und Umsetzung der Veranstaltung Bestandteil der Leistungsbeschreibung zur Vergabe der LES-Erstellung sein soll, kann mit dieser nicht vor Bewilligung begonnen werden. Eine Einbindung des aktuell geförderten Regionalmanagements in Planung und Umsetzung der Auftaktveranstaltung ist nicht möglich, da dies dem Förderzweck der Umsetzung des REK 2014-2022 nicht entspricht.

Die Mittel werden noch in der 36 KW verteilt. Die Neuerungen des HTVGs müssen beachtet werden (weitere Instruktionen erhalten die BWS von der WIBank).

Die Regionen haben nachzuweisen und zu dokumentieren, dass sie eine Anstrengung zur Einholung von fünf Angeboten (bzw. bei Beginn des Vergabeverfahrens ab 01.09.2021 drei Angebote) unternommen haben. Erhalten Sie eine oder mehrere Absagen durch die Fachbüros, können diese zum Beispiel als Nachweis verwendet werden. Erhält eine Region nur ein Angebot und vier Absagen, darf der Auftrag der LES-Erstellung auch an das einzige bietende Büro vergeben werden. Erhält eine Region im ersten Durchlauf ausschließlich Absagen sind weitere An-gebote einzuholen, um die Entwicklung der Strategie an ein Fachbüro zu vergeben.

Frage (Langfassung): Ab 1. September gelten neue Vergaberegeln in Hessen (das IBV wird beispielsweise durch einen Teilnahmewettbewerb ersetzt). Was bedeutet das für die Vergabe der LES?

Gem. § 19 HVTG n.F. ist auf Vergabeverfahren, die vor dem Inkrafttreten des aktuellen Gesetzes eingeleitet wurden, das HVTG vom 19.12.2014, zuletzt geändert durch Gesetz vom 05.10.2017 anzuwenden. Dass die gesetzliche Neufassung weniger „strenge“ Anforderungen regelt, ändert nichts an der anzuwendenden Rechtslage. Maßgeblicher Zeitpunkt ist hier der Stichtag 01.09.2021 für den Beginn des Vergabeverfahrens. Das Vergabeverfahren beginnt spätestens, aber nicht zwangsläufig, mit Absendung der Auftragsbekanntmachung. Auch das Ergreifen früherer, bestimmter Maßnahmen, die auf Herbeiführung eines Vertragsschlusses gerichtet sind, können bereits ein Vergabeverfahren einleiten. Ein verlässliches Indiz für die Planung eines Vergabeverfahrens ist zum Beispiel die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses oder einer Leistungsbeschreibung. Denn hierdurch ergreift der Auftraggeber bereits konkrete Handlungen, die seinen Willen zur Herbeiführung eines Vertrags dokumentieren. Spätestens aber mit der Absendung der Vergabebekanntmachung ist vom Beginn des Vergabeverfahrens auszugehen. Denn hierdurch zeigt die Vergabestelle auch nach außen den Willen, einen konkreten Vertrag mit einem Dritten schließen zu wollen. Die bloße Erörterung eines Vorhabens, in der die Vergabestelle lediglich ihren Bedarf feststellt, reicht daher nicht aus.

Auch wird die Vergabestelle durch die Absendung der Vergabebekanntmachung oder eine andere einleitende Maßnahme gebunden; ab diesem Zeitpunkt laufen also die Fristen des Vergabeverfahrens.

Diese Regelung findet auch für Vergaben Anwendung, in denen keine Auftragsbekannt-machung vorgesehen ist (z.B. Verhandlungs-verfahren). Der späteste Zeitpunkt für die Einleitung des Vergabeverfahrens wäre hier die Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebotes.

Sollten bei diesem Thema Vergabe generell Unsicherheiten entstehen, empfehlen wir eine Beratung durch die Auftragsberatungs-stelle Hessen oder die Beratung durch einen Fachanwalt.

Beim Einsatz des Regionalmanagements ist der Ausschluss von „Doppelförderung“ zu beachten: Die Förderung des Regionalmanagements in 2021/22 bezieht sich auf die Umsetzung des REK in der laufenden Förderperiode und umfasst nicht die verantwortliche Übernahme der Vorbereitungen für die neue Förderperiode.

Dieses Prinzip ist zu beachten, wenn Regionalmanager*innen im Rahmen der Erstellung des neuen Konzeptes beispielsweise Ihre Erfahrungen aus der laufenden Förderperiode einbringen (bspw. fachlicher Input, Strategie-gespräche auf Grundlage des Status Quo).

Laufende Kosten

Frage (Langfassung): Förderung der LAG-Kosten: Gibt es einen Deckel wie in der aktuellen Förderperiode? Da sind es maximal 90.000 € Zuschuss pro Jahr. Oder ist der Deckel lediglich bei den 25% der öffentlichen Gesamtausgaben zu sehen?

Nein, es wird keine Deckelung auf 90.000,00 € geben. Es gelten die Vorgaben aus dem Aufruf zur Teilnahme am Bewerbungs- und Auswahlverfahren, daher werden die GAK-Grundsätze der aktuellen Richtlinie keine Anwendung mehr finden, stattdessen wird eine EU-Kommunale Finanzierung vorgesehen.

Das bedeutet:

Personalkosten werden in Höhe von 80% für die Jahre 2023-2027 gefördert (max. 3,0 AK). Auf Grundlage von Art. 77 der GAP-SP-VO erfolgt die Förderung in Form von Einheitskosten gemäß der jeweils gültigen „Personal-kostentabelle für die Kostenberechnung der Verwaltung“ des Landes Hessens (ohne Arbeitsplatzkosten). Zusätzlich wird eine Pauschalfinanzierung in Höhe von 15% der Personalkosten für indirekte Kosten (z.B. Verwaltung/Sachkosten, Monitoring, Sensibilisierung etc.) gewährt. Zusammen ergibt dies die „laufenden Kosten“. (Hinweis: Im Falle einer Beauftragung über einen Dienstleistungsvertrag sind indirekten Kosten in die Leistungsbeschreibung der Bieter aufzunehmen. Hier erfolgt keine zusätzliche Förderung im Sinne der 15%-Regelung.)
Fördermittel für die laufenden Kosten dürfen höchstens 25% der öffentlichen Mittel des Finanzplans betragen.

Kriterienkatalog

Frage (Langfassung): Können unter dem Thema 1.4 des Kriterienkatalogs (Entwicklung und Umsetzung außerschulischer Bildungsmaßnahmen „Lebenslanges Lernen“) auch investive Vorhaben gefördert werden?

Ja, unter 1.4 können auch investive Vorhaben gefördert werden.

Hinweis: Im Kriterienkatalog (Anhang 2 zum Aufruf) findet eine sprachliche Konkretisierung des Themas 1.4 wie folgt statt: „Entwicklung und Umsetzung nicht-investiver und investiver Vorhaben von außerschulischen Bildungsmaßnahmen „Lebenslanges Lernen“

Gremien

Frage (Langfassung): Auf den Seiten 8 und 9 des Aufrufs zur Teilnahme am Bewerbungs- und Auswahlverfahren LEADER 2023-2027, ist die Zusammensetzung des Entscheidungsgremiums angesprochen. Bis zu welchem Datum muss die Besetzung den Vorgaben entsprechen? Muss dies mit Abgabe der LES erfolgt sein oder ist der Termin die Anerkennung Ende 2022 (mit entsprechender Darstellung im LES)?

Die im Aufruf definierten Vorgaben hinsichtlich der Zusammensetzung der Gremien beziehen sich auf den neuen Programmzeit-raum (2023-2027) und sind mit Beginn desselben umzusetzen. Wie die Region die Gewährleistung der Vorgaben sicherstellen wird, ist jedoch bereits in der LES darzulegen. Die entsprechenden Aussagen werden der Auswahl und Anerkennung der Regionen zu Grunde gelegt.

Nein, eine Mindestanzahl von Personen für die Entscheidungsgremien ist nicht vorgegeben. Jedoch sind die im Aufruf formulierten Vorgaben hinsichtlich der Besetzung zu beachten, die sicherlich einen gewissen Einfluss auf die Mitgliederzahl nehmen.

Hierzu zählen:

Die fachlich inhaltliche Vertretung der Handlungsfelder durch die Mitglieder ist sicherzustellen.

Wirtschafts- und Sozialpartner sowie andere Vertreter der Zivilgesellschaft müssen über 50% der Mitglieder stellen (kommunale Gebietskörperschaften oder Behörden somit max. 49%). Auch bei Beschlüssen ist dieses Quorum einzuhalten – also auch bei Krankheit oder Ausschluss einzelner Mitglieder von Entscheidungen aufgrund von Interessens-konflikten.

Es sollten sich daher ausreichend viele Personen im Gremium befinden, um entsprechende Ausfälle ausgleichen zu können und/oder entsprechende Vertretungsregeln vorgesehen werden.

Finanzplan

Frage (Langfassung): Vor dem Hintergrund der Zusammenfassung der unterschiedlichen Finanzlinien (EU; GAK; LP - Mittel), könnte eine "grobe" Erläuterung zu den Förderbereichen der einzelnen Mittel-stränge (z.B. Regionalbudget = GAK) sinnvoll sein um mögliche Missverständnisse bei der Aufstellung der Finanzierungstabellen im Vorfeld zu vermeiden.

Insgesamt stehen in der kommenden Förder-periode (2023-2027) – vorbehaltlich der haushalterischen Bereitstellung – 50 Mio. Euro EU-Mittel, 25 Mio. Euro LP-Mittel und 30 Mio. Euro GAK-Mittel zur Verfügung. Die Mittel werden anteilig auf die Regionen verteilt (Verteilungsschlüssel Gebietsgröße und Bevölkerungszahl im Verhältnis 60 zu 40).

In der Regel ist für investive Vorhaben (insb. öffentliche Infrastruktur) die Nutzung von EU-Mitteln, für nicht-investive Vorhaben die Nutzung von Landesmitteln vorgesehen. Für die laufenden Kosten (Personal- und Sachkosten) ist der Einsatz von EU-Mittel geplant. Mit GAK-Mitteln sollen das Regionalbudget (bis zu einem Anteil von 180.000 EUR p.a.; ab dann vrsl. Aufstockung über LP-Mittel) sowie die Förderung von Kleinstunternehmen der Grundversorgung in den Regionen finanziert werden.